Przedwczoraj doświadczeni organizatorzy śpią gorzej.
Miesiące planowania kompresji w 24 godziny. Pogoda może się zmienić. Sprzedawcy mogą się opóźnić. Wolontariusze mogą odwołać. Różnica między gładką rasą a chaosem polega na przygotowaniu dyscypliny w ostatnim oknie.
Lista kontrolna jest zbudowana z wywiadów z dyrektorami chorwackich i europejskich ras. Przystosuj się do swojej skali; podstawowa logika trzyma.
T minus 24 godziny (dzień wyścigowy, rano)
Ostateczny przegląd rejestracji:
- Wyciągnij liczbę uczestników końcowych (według odległości)
- Potwierdź ilość koszulki na rozmiar zamówienia dopasowania
- Zweryfikuj liczbę medali oczekujących finalistów
- Rejestracja blokady, jeśli jeszcze nie (niektóre wyścigi pozostają otwarte do godzin przed)
Komunikacja z zespołem:
- Ostateczne instrukcje dla wolontariuszy (czas przyjazdu, stacja, przerwy)
- Potwierdź zespół medyczny jest ustawiony
- Potwierdź koordynację policyjną / drogową
- Potwierdź czas przybycia firmy (zazwyczaj 3 godziny przed rozpoczęciem)
Komunikacja z uczestnikami:
- e-mail: czas odbioru pakietów, czas rozpoczęcia, informacje o parkowaniu, prognoza pogody, co przynieść
- Aktualizuj stronę zdarzeń z ostatnimi zmianami
- Poczta w mediach społecznościowych
T minus 18 godzin (dzień wyścigowy, popołudnie)
Rozpoczęcie konfiguracji miejsca:
- Zainstalowane sygnalizatory (linia startowa, linia mety, znaczniki kursu, stacje wodne, toalety, obszar gościnny)
- Wyposażenie namiotowe / stopniowe / dźwiękowe
- Urządzenia do przenoszenia kursu (stożki, taśmy, flagi)
- Przenośne toalety umieszczone na plan
- Medyczna lokalizacja namiotu wystawiona
Sprawdź kurs:
- Dysk lub rower pełny kurs
- Nie weryfikuj nowych konstrukcji / przeszkód
- Potwierdź, że wszystkie znaki są widoczne
- Sprawdź lokalizacje stacji wodociągowych
- Potwierdź znaczniki km (jeżeli trwałe)
T minus 14 godzin (dzień wyścigowy, wieczór)
Pakiety pickup działa (dla wydarzeń, które oferują dzień-przed pickup):
- Wolontariusze na miejscu 1 godzinę przed otwarciem pickupa
- Dane uczestników dostępne za pośrednictwem platformy rejestracyjnej
- BIB, T-shirty, toreb goodie organizowane alfabetycznie lub według zakresu BIB
- Uczestnicy kierujący sygnałami
Sponsorzy i partnerzy:
- Potwierdź czasy stoiska sponsora
- Przegląd aktywacji sponsora (darowizny, demo, żywność)
- Potwierdź umieszczenie banera
T minus 10 godzin (późny wieczór)
Ostateczna kontrola pogody:
- Skonsultuj się z zaktualizowaną prognozą
- Jeśli pada deszcz: potwierdzić plan awaryjny (schronienie, dostosowanie kursu, zmiany nawilżenia)
- Jeśli ekstremalne ciepło: dodać stacje wodne, dostosować czas rozpoczęcia, jeśli to możliwe, krótki zespół medyczny
- Komunikacja z uczestnikami w przypadku zmian
Krótki zespół:
- Spotkanie dyrektora wyścigu z liderów stacji (kurs, medycyna, czas, rejestracja)
- Przegląd planu łączności radiowej
- Przegląd protokołu awaryjnego
T minus 6 godzin (dzień wyścigu, przed świtem)
Przyjazd dyrektora (3 rano na 6 rano start nie jest niezwykłe):
- Zapal miejsce
- Stoły, krzesła, namioty ustawione
- Badany system adresu publicznego
- Wykończ matę czasu linii podłączoną do systemu czasu
- Dostępna moc zapasowa (przenośny generator dla technologii)
T minus 4 godziny (dzień wyścigu)
Przyjazd ochotnika:
- Sygnał w pracy biurka
- Odprawa wolontariuszy (według pozycji głównej)
- Rozprowadzane koszulki wolontariusza
- Radiotelefony rozprowadzane w razie potrzeby
- Przekąski i woda dla ochotników
Pakiet pickup (dla wyścigowych imprez pickup):
- Otwiera 2-3 godziny przed startem
- Specjalny pas dla uczestników pierwszego startu (elitarne biegacze, wózki inwalidzkie)
- Zamienna stacja BIB dla zagubionych / uszkodzonych BIB
- Last-minute rejestracji biurko (jeśli akceptowane)
T minus 2 godziny
Rozmieszczanie kursu:
- Marszałkowie do stacji (każda stacja informuje o spodziewanych biegaczach)
- Stacje wodne zaopatrzone (kubki wypełnione zgodnie z protokołem, lód do chłodzenia)
- Taśma / stożki ukończone
- Uruchomione zamknięcia dróg (koordynacja policyjna)
Zespół medyczny:
- Namiot medyczny dostarczany
- Badane AEDs
- Lista kontaktów awaryjnych drukowana
- Droga ewakuacji czysta
T minus 30 minut
Ostateczna odprawa:
- Uczestnicy skracający do linii startowej
- Ogrzewanie ogłoszeń (muzyka intro, ogłoszenia)
- Elitarna linia w górę
- System rozrządu uzbrojony
- Sprawdź wszystkie stacje radiowe
T minus 5 minut
Rytuał przedrasowy:
- Hymn narodowy (jeśli tradycja)
- Adres powitalny dyrektora wyścigu
- Podziękowania dla sponsorów i wolontariuszy
- Odprawa bezpieczeństwa dla uczestników
- Wyjaśnienie procedury rozpoczęcia
T- zero: GO
Broń strzela. Od tego momentu Twoja praca przechodzi z przygotowania do monitorowania i rozwiązywania problemów.
Komunikacja centralna: Dyrektor wyścigowy utrzymuje kontakt radiowy ze wszystkimi stacjami. Każdy problem jest kierowany przez centralę.
Żywe wyniki dostarczają: System czasowy popycha dane do publicznej strony wyników. Spektatorzy mogą śledzić członków rodziny w czasie rzeczywistym.
Zegarek medyczny: wszelkie incydenty zgłoszone natychmiast. Drzewo decyzyjne: drobne → leczenie polowe; główne → służby ratownicze.
Po wyścigu (pierwsze 60 minut)
- Dystrybucja
- Woda i odzysk żywności na koniec
- Budka fotograficzna
- Ogłoszone wstępne wyniki
- Rozpoczęcie przeszukiwania kursu (upewnienie się, że nikt nie zostanie)
Po wyścigu (60 minut do 3 godzin)
- Ceremonia wręczenia nagród
- Ostateczne wyniki zweryfikowane i opublikowane
- Rozpoczyna się wynurzenie
- Sponsor-yous
Po wyścigu (tego samego dnia, wieczorem)
- Dziękujemy - e-mail do wszystkich uczestników
- Wyniki końcowe e-mail z następnym roku wczesny kod ptaka
- Posty w mediach społecznościowych (zdjęcia, zwycięzcy, wyróżnienia)
- Informacje o sponsorach
- Wolontariusz dziękuje.
Po wyścigu (tydzień później)
- Rozrachunek finansowy ze sponsorami
- Księgowość końcowa
- Przesyłane badanie uczestników (NPS, propozycje poprawy)
- Posiedzenie zespołu
- Funkcja time- Monkey duplikat używana do konfiguracji przyszłego szablonu zdarzeń
Dlaczego Time- Monkey liczy się w dniu wyścigu
Time- Monkey real- time deski rozdzielcze dają liczenie uczestników na żywo, status płatności na żywo, dane na żywo - wszystkie z jednego ekranu. Zamiast przetasować między arkuszami kalkulacyjnymi a oprogramowaniem czasowym, masz jeden widok. To jest różnica między spokojnym reżyserem a szalonym.