Noć prije je trenutak kad iskusni organizatori najslabije spavaju
Mjeseci planiranja sažimaju se u 24 sata. Vrijeme se može promijeniti. Dobavljači mogu kasniti. Volonteri mogu otkazati. Razlika između glatke utrke i kaosa je disciplina pripreme u tom zadnjem prozoru.
Ovaj popis obveza sastavljen je iz razgovora s voditeljima hrvatskih i europskih utrka. Prilagodite svojoj razini; temeljna logika vrijedi.
T minus 24 sata (uoči utrke, jutro)
Konačni pregled prijava:
- Povucite konačni broj sudionika (po udaljenosti)
- Potvrdite da količine majica po veličinama odgovaraju narudžbama
- Provjerite broj medalja u odnosu na očekivani broj onih koji će završiti
- Zaključajte prijave ako već niste (neke utrke drže otvoreno do nekoliko sati prije)
Komunikacija s timom:
- Konačne upute volonterima (vrijeme dolaska, postaja, pauze)
- Potvrdite da je medicinski tim postavljen
- Potvrdite koordinaciju s policijom/zatvaranjem cesta
- Potvrdite vrijeme dolaska tvrtke za mjerenje vremena (obično 3 sata prije starta)
Komunikacija sa sudionicima:
- E-mail: vremena preuzimanja paketa, vrijeme starta, info o parkingu, prognoza, što ponijeti
- Ažurirajte stranicu događaja s bilo kakvim promjenama u zadnji čas
- Objavite na društvenim mrežama
T minus 18 sati (uoči utrke, poslijepodne)
Počinje postavljanje lokacije:
- Postavljena signalizacija (startna linija, ciljna linija, oznake staze, okrepne postaje, WC-i, ugostiteljski prostor)
- Isporučeni šator/pozornica/ozvučenje
- Oprema za markiranje staze pozicionirana (čunjevi, traka, zastavice)
- Pokretni WC-i postavljeni prema planu
- Lokacija medicinskog šatora označena
Provjera staze:
- Provozajte se ili prođite biciklom cijelom stazom
- Provjerite da nema novih radova/prepreka
- Potvrdite da je sva signalizacija vidljiva
- Provjerite lokacije okrepnih postaja
- Potvrdite kilometarske oznake (ako su stalne)
T minus 14 sati (uoči utrke, večer)
Preuzimanje paketa (za događaje koji nude preuzimanje dan prije):
- Volonteri na lokaciji 1 sat prije otvaranja preuzimanja
- Podaci o sudionicima dostupni preko platforme za prijave
- Startni brojevi, majice, poklon vrećice organizirani abecedno ili po rasponu startnih brojeva
- Signalizacija koja usmjerava sudionike
Sponzori i partneri:
- Potvrdite vremena sponzorskih štandova
- Pregledajte aktivaciju sponzora (pokloni, demonstracije, hrana)
- Potvrdite postavljanje bannera
T minus 10 sati (kasna večer)
Konačna provjera vremena:
- Pogledajte ažuriranu prognozu
- Ako kiša: potvrdite plan rezerve (sklonište, prilagodbe staze, izmjene hidracije)
- Ako ekstremna vrućina: dodajte okrepne postaje, pomaknite start ako je moguće, brifirajte medicinski tim
- Komunicirajte sudionicima ako ima promjena
Brifiranje jezgrenog tima:
- Sastanak voditelja utrke s voditeljima postaja (staza, medicinski, mjerenje vremena, prijave)
- Pregled plana radio komunikacije
- Pregled hitnog protokola
T minus 6 sati (dan utrke, prije zore)
Dolazak voditelja (3:00 za start u 6:00 nije neuobičajeno):
- Osvjetljenje lokacije
- Postavljeni stolovi, stolice, šatori
- Testiran razglasni sustav
- Mjerna podloga na cilju spojena na sustav mjerenja vremena
- Dostupno rezervno napajanje (prijenosni agregat za tehniku)
T minus 4 sata (dan utrke)
Dolazak volontera:
- Radi pult za prijavu dolaska
- Brifing volontera (od strane voditelja postaje)
- Podijeljene volonterske majice
- Podijeljeni radio uređaji/telefoni gdje je potrebno
- Grickalice i voda za volontere
Preuzimanje paketa (za događaje s preuzimanjem na dan utrke):
- Otvara se 2-3 sata prije starta
- Posebna traka za sudionike s ranim startom (elitni trkači, kolica)
- Postaja za zamjenu startnog broja za izgubljene/oštećene
- Pult za prijavu u zadnji čas (ako je dopušteno)
T minus 2 sata
Raspoređivanje službenika na stazi:
- Službenici na postajama (svaka postaja brifirana o očekivanim trkačima)
- Okrepne postaje opskrbljene (čaše unaprijed napunjene prema protokolu, led za hlađenje)
- Traka/čunjevi na stazi finalizirani
- Zatvaranja cesta aktivirana (koordinacija s policijom)
Medicinski tim:
- Medicinski šator opskrbljen
- AED uređaji testirani
- Popis hitnih kontakata ispisan
- Evakuacijski putovi jasni
T minus 30 minuta
Konačni brifing:
- Sudionici se svode prema startnoj liniji
- Spiker se zagrijava (uvodna glazba, obavijesti)
- Elita se postavlja
- Sustav mjerenja vremena naoružan
- Radio provjera svih postaja
T minus 5 minuta
Predutrčki ritual:
- Državna himna (ako je tradicija)
- Pozdravni govor voditelja utrke
- Zahvala sponzorima i volonterima
- Sigurnosni brifing sudionika
- Objašnjenje procedure starta
T-nula: KREĆEMO
Puca se iz pištolja. Od ovog trenutka vaš posao prelazi s pripreme na nadzor i rješavanje problema.
Središnja komunikacija: voditelj utrke održava radio vezu sa svim postajama. Svaki problem prolazi kroz središnje zapovjedništvo.
Uživo prijenos rezultata: sustav mjerenja vremena šalje podatke na javnu stranicu rezultata. Gledatelji mogu pratiti članove obitelji u realnom vremenu.
Medicinski nadzor: svaki incident prijavljuje se odmah. Stablo odluke: manji → terenski tretman; veći → hitne službe.
Nakon utrke (prvih 60 minuta)
- Podjela medalja
- Voda i hrana za oporavak na cilju
- Foto kutak
- Objavljuju se preliminarni rezultati
- Počinje čišćenje staze (provjera da nitko nije ostao iza)
Nakon utrke (60 minuta do 3 sata)
- Ceremonija dodjele nagrada
- Konačni rezultati potvrđeni i objavljeni
- Počinje rastavljanje lokacije
- Zahvale sponzorima
Nakon utrke (isti dan, večer)
- E-mail zahvale svim sudionicima
- E-mail s konačnim rezultatima i early bird kodom za iduću godinu
- Objave na društvenim mrežama (fotografije, pobjednici, sažetci)
- E-mailovi s osvrtom sponzorima
- Zahvala volonterima
Nakon utrke (tjedan dana kasnije)
- Financijsko poravnanje sa sponzorima
- Konačno knjigovodstvo
- Poslana anketa sudionicima (NPS, prijedlozi za poboljšanje)
- Sastanak tima s osvrtom
- Korištenje Time-Monkey funkcije dupliciranja za postavljanje predloška događaja za iduću godinu
Zašto je Time-Monkey važan na dan utrke
Time-Monkey nadzorne ploče u realnom vremenu daju vam žive brojeve sudionika, status plaćanja uživo, podatke o završetcima uživo — sve s jednog zaslona. Umjesto premještanja između tablica i softvera za mjerenje vremena, imate jedan pogled. To je razlika između mirnog i izbezumljenog voditelja.