Upravljanje volonterima: regrutiranje, obuka i zadržavanje heroja dana utrke

Volonteri nisu besplatna radna snaga

Najveća pogreška koju novi organizatori čine jest da tretiraju volontere kao radnu snagu koju su sretni što su dobili. Volonteri odustaju od svoje subote, plaćaju vlastiti doručak, stoje po lošem vremenu da bi vaš događaj uspio. Zaslužuju biti tretirani kao strateška vrijednost koju jesu.

Dobro vođeni volonteri: 70-80% se vraća iz godine u godinu, dovode prijatelje, postaju ambasadori. Loše vođeni volonteri: nestaju nakon jedne utrke, ogovaraju vaš događaj.

Koliko ih trebate

Gruba omjera: 1 volonter na 15-20 sudionika.

• 5K za 100 ljudi: 7-10 volontera
• Događaj od 500 ljudi: 30-35 volontera
• Događaj od 2000 ljudi: 100-130 volontera

Veliki događaji često imaju 15-20% više od minimuma kako bi se nosili s izostancima, pauzama i hitnim slučajevima.

Raščlamba uloga

• Prijave / preuzimanje paketa — obično 20-30% volonterske snage
• Redari na stazi — 25-35%, raspoređeni svakih 200-500 m
• Postaje za vodu — 15-25% (2-4 po postaji, više postaja)
• Ciljna linija — 10-15% (medalje, mjerenje vremena, ugošćavanje)
• Medicinska podrška — 5-10% (uz profesionalce)
• Postavljanje / pospremanje — 10-15%
• Fotografija / sadržaj — 5%

Kanali regrutiranja

1. Prijašnji sudionici — pišite onima koji nisu došli ili se nisu ponovno prijavili; mnogi bi radije volontirali
2. Lokalni trkački klubovi — kapetani koordiniraju skupne prijave volontera u zamjenu za pristup budućim utrkama
3. Sveučilišta i škole — studentima trebaju sati društveno korisnog rada
4. Korporativni CSR programi — tvrtke potiču volontiranje zaposlenika
5. Društvene mreže — ciljani objavi "Pridruži se našoj ekipi" 60 dana prije događaja
6. Mreža volontera povratnika — vaš najbolji pojedinačni kanal

Poticaji (ono što volonteri zapravo žele)

Redoslijedom važnosti (na temelju anketa):

1. Osjećaj cijenjenosti — osobna zahvala, priznanje na događaju
2. Zanimljiva uloga — ne stajanje samostalno u kutu 4 sata
3. Hrana i piće — da, ovo stvarno je bitno
4. Brendirana majica — vidljiv simbol pripadnosti
5. Mali poklon — medalja, vaučer za buduću utrku, sponzorska stavka
6. Zajednica — sklapanje prijateljstava s drugim volonterima
7. Potvrda — za studente kojima treba dokumentacija

Ne obećavajte velike stvari pa isporučite male. Obećavajte male stvari i isporučite veće.

Obuka

Prije dana utrke, 2 tjedna ranije:

• Pošaljite e-mail svakom volonteru s dodjelom postaje
• Priložite kartu s njihovom lokacijom
• Uključite vrijeme dolaska, pravila odijevanja (majica događaja osigurana), raspored pauza
• Broj za hitne kontakte
• Sažetak "Što očekivati"

Opcionalno, ali snažno: 30-minutni video brifing za volontere prvi put koji pokriva vaše vrijednosti i očekivanja.

Brifing na dan utrke

Svi volonteri stižu 1 sat prije nego što njihova postaja treba biti operativna. Voditelji postaja brifiraju volontere pri dolasku:

• Što postaja radi (postaja za vodu: 200 čaša napunjeno i spremno itd.)
• Lanac zapovijedanja (koga radijom zvati za probleme)
• Bonton prema trkačima (bodrenje, razmak, sigurnost)
• Protokol za hitne slučajeve (ozlijeđeni trkač, medicinski)
• Kada otići (obično kada je prošao posljednji trkač + 30 min rezerve)

Komunikacija tijekom utrke

Radio ili WhatsApp grupa između voditelja postaja i voditelja utrke. Jasne komunikacijske norme:

• Hitni slučajevi prijavljuju se odmah šifrom (npr. "Kod plavi na 7. km")
• Nehitne stvari grupiraju se na kraj segmenta
• Zatvaranje postaje potvrđuje se ("Postaja 3 zatvorena, posljednji trkač prošao")

Briga na dan utrke

• Doručak dostupan 30 min prije operativnog početka
• Voda + grickalice na svakoj postaji za volontere
• Pristup toaletu osiguran
• Pauze rotirane (nitko nije na postaji 4+ sata bez pauze)
• Priprema za vremenske uvjete (kišobrani, krema za sunčanje, tople slojeve)

Zahvala nakon utrke

Unutar 48 sati:

1. Osobna e-mail zahvala od voditelja utrke
2. Fotografije s njihove postaje ako je moguće
3. Anketa: što je funkcioniralo, što poboljšati
4. Najava datuma sljedeće godine + rana prijava za volontere

Javno priznajte volontere:

• Pohvala na društvenim mrežama ključnim postajama
• Ploča za priznanje volonterima na sljedećem događaju
• Kapa/bedž volontera povratnika kao poklon

Fokus na zadržavanje

Pratite povratak volontera iz godine u godinu. Ako imate 30 volontera jedne godine i 25 se vrati sljedeće, to je 83% zadržavanja — izvrsno. Ispod 60% znači da nešto nije u redu (često: loše iskustvo s vremenom, loša komunikacija ili podcjenjivanje).

Volonteri u 3. godini su vaš kamen temeljac: poznaju događaj, obučavaju nove volontere i dovode prijatelje. Uložite u njih.

Rasprava o naknadi

Plaćeni volonteri (zapravo "dnevni najamnici") smanjuju napor regrutiranja, ali mijenjaju dinamiku. Neki organizatori plaćaju samo voditelje postaja (obveza od 4-8 sati), dok opći volonteri rade besplatno s povlasticama. To može funkcionirati.

Ako počnete plaćati neke volontere, ne možete se lako vratiti. Odlučite svoj model i držite ga se.

Alat za koordinaciju

Za 20-200 volontera proračunske tablice funkcioniraju. Iznad toga pomažu namjenski alati. Time-Monkey omogućuje označavanje korisnika koji nisu sudionici ulogom "Volonter", upravljanje njihovim dodjelama i skupnu komunikaciju — bez stvaranja zasebnih korisničkih sustava.

Pogledajte kako Time-Monkey podupire događaje →