Dobrovolníci nejsou volná pracovní síla.
Největší chybou nových organizátorů je zacházet s dobrovolníky jako s prací, kterou mají štěstí. Dobrovolníci se vzdají soboty, koupí si vlastní snídani, stojí v počasí, aby pomohli vaší akci uspět. Zaslouží si, aby s nimi bylo zacházeno jako se strategickým přínosem.
Dobře řízených dobrovolníků: 70- 80% návratnost rok co rok, rekrutovat přátele, stát se velvyslanci. Poorly- řízené dobrovolníky: zmizí po jednom závodě, badmouth vaše událost.
Kolik jich potřebuješ?
Drsný poměr: 1 dobrovolník na 15-20 účastníků.
- 100- osoba 5K: 7- 10 dobrovolníků
- 500- osoba akce: 30- 35 dobrovolníků
- 2000- osoba akce: 100- 130 dobrovolníků
Velké události mají často o 15 - 20% více než minimum, aby zvládly absence, přestávky a mimořádné události.
Členění rolí
- Registrace / vyzvednutí balíčků - obvykle 20- 30% dobrovolnické síly
- Maršalové kursů - 25- 35%, umístěné každých 200- 500m
- Vodní stanice - 15-25% (2-4 na stanici, více stanic)
- Konečná čára - 10-15% (medaile, načasování, pohostinnost)
- Lékařská podpora - 5- 10% (vedle profesionálů)
- Setup / teardown - 10- 15%
- Fotografie / obsah - 5%
Kanály pro přijímání zaměstnanců
- Účastníci v minulosti - e-mail těm, kteří DNS 'd nebo ne reregistrujte; mnozí by dobrovolně místo
- Místní běžící kluby - kapitáni koordinují skupinové dobrovolnické signupy výměnou za budoucí přístup do závodu
- Univerzity a školy - studenti potřebují hodiny veřejně prospěšných prací
- Firemní programy CSR - firmy podporují dobrovolnictví zaměstnanců
- Sociální média - cílené "Připojte se k našemu týmu" příspěvky 60 dní před událostí
- Vrací se síť dobrovolníků - váš jediný nejlepší kanál
Pobídky (to, co dobrovolníci skutečně chtějí)
V pořadí podle důležitosti (na základě průzkumů):
- Pocit hodnoty - osobní poděkování, uznání na akci
- Zajímavá role - 4 hodiny nestál sám v rohu.
- Potraviny a nápoje - Ano, na tom opravdu záleží.
- Značené tričko - viditelný symbol příslušnosti
- Malý dárek. - medaile, poukaz na budoucí závod, sponzorská položka
- Společenství - spřátelit se s ostatními dobrovolníky
- Osvědčení - pro studenty, kteří potřebují dokumentaci
Neslibuj velké věci a rozdej malé. Slibte malé věci a doručte větší.
Školení
Před závodním dnem, 2 týdny ven:
- Email každý dobrovolník jejich přidělení stanice
- Připojit mapu ukazující jejich polohu
- Zahrnout čas příjezdu, dress code (event T-shirt za předpokladu), přestávka plán
- Nouzové kontaktní číslo
- Shrnutí "Co očekávat"
Volitelné, ale silné: 30-minutové video briefing pro první dobrovolníky pokrývající vaše hodnoty a očekávání.
Informace o dni závodu
Všichni dobrovolníci dorazí hodinu před tím, než jejich stanice musí být funkční. Stanice vede krátké dobrovolníky při příjezdu:
- Co stanice dělá (vodní stanice: 200 poháry naplněné a připravené, atd.)
- Linie velení (kdo bude vysílat pro problémy)
- Etiketa běžců (jásot, mezera, bezpečnost)
- Nouzový protokol (zraněný běžec, zdravotnický)
- Kdy odejít (obvykle když poslední běžec prošel + 30 min buffer)
Komunikace během závodu
Rádio nebo WhatsApp skupina mezi stanicí vede + závodní ředitel. Jasné komunikační normy:
- Výskyt okamžitě ohlášen s kódem (např. "modrý kód v km 7")
- Non- urgentní události na konci segmentu
- Uzavření stanice potvrzeno ("Stanice 3 uzavřena, poslední běžce prošel")
Závodní denní péče
- Snídaně k dispozici 30 min před zahájením provozu
- Voda + občerstvení na každé stanici pro dobrovolníky
- Přístup do koupelny uspořádán
- Přestávky otočené (nikdo rozmístil 4 + hodiny bez přestávky)
- Počasí (slunečníky, opalovací krém, teplé vrstvy)
Post- race ocenění
Do 48 hodin:
- Osobní díku- e-mail od ředitele závodu
- Fotografie z jejich stanice, pokud je to možné
- Průzkum: co fungovalo, co zlepšit
- Oznámení data příštího roku + předčasné dobrovolnické oznámení
Veřejně uznávat dobrovolníky:
- Sociální média křičí na klíčové stanice
- Výbor pro uznávání dobrovolníků na příští akci
- Návrat čepice dobrovolníka / pin jako swag
Zadržovací zaměření
Dobrovolník se vrací za rok. Pokud máte 30 dobrovolníků jeden rok a 25 vrátit další, to je 83% retence - vynikající. Pod 60% znamená, že se něco děje (často: špatné počasí, špatná komunikace, nebo podhodnocení).
Jear- 3 dobrovolníci jsou váš základní kámen: znají událost, trénovat nové dobrovolníky, a naverbovat přátele. Investuj do nich.
Diskuse o náhradě škody
Placené dobrovolníky (skutečně "denní pronájem") snižují nábor pracovníků, ale mění dynamiku. Někteří organizátoři platí stanice vede pouze (4- 8 hodin závazku), zatímco generální dobrovolníci pracují zdarma s výhodami. Tohle může fungovat.
Když začneš platit dobrovolníkům, nemůžeš se vrátit snadno. Rozhodni se jako model a podrž ho.
Koordinační nástroj
Pro 20-200 dobrovolníků, tabulky práce. Nad tím, specializované nástroje pomáhají. Time- Monkey vám umožní označit neúčastnické uživatele s úlohou "Dobrovolník", spravovat jejich úkoly a bulk- komunikace - bez vytvoření samostatných uživatelských systémů.