Vodenje prostovoljcev: Zaposlovanje, usposabljanje in ohranjanje dan dirke junaki

Prostovoljci niso brezplačno delo

Največja napaka, ki jo naredijo novi organizatorji, je, da prostovoljce obravnavajo kot delovno silo, ki jo lahko dobijo. Prostovoljci se odpovejo svoji soboti, si kupijo zajtrk, se postavijo v vreme, da bi vaš dogodek uspel. Zaslužijo si, da jih obravnavamo kot strateško prednost.

Dobro upravljani prostovoljci: 70–80 % se vrača leto za letom, novačijo prijatelje, postanejo ambasadorji. Slabo upravljani prostovoljci: izginejo po eni dirki, slabo omenite svoj dogodek.

Koliko jih potrebuješ?

Grobo razmerje: 1 prostovoljec na 15-20 udeležencev.

• 100 oseb 5K: 7-10 prostovoljcev
• 500 oseb: 30-35 prostovoljcev
• Dogodek za 2000 oseb: 100-130 prostovoljcev

Veliki dogodki imajo pogosto 15–20 % več kot minimum za obvladovanje odsotnosti, odmorov in nujnih primerov.

Razčlenitev vlog

• Registracija / paket pickup — običajno 20–30 % prostovoljnih sil
• Štabni šerifi — 25–35 %, stacionirano vsakih 200–500 m
• Vodne postaje — 15–25 % (2–4 na postajo, več postaj)
• Končna vrstica — 10–15 % (medali, čas, gostoljubnost)
• Zdravstvena podpora — 5–10 % (poleg strokovnjakov)
• Nastavitev / razčlenjevanje — 10–15 %
• Fotografija / vsebina — 5 %

Načini zaposlovanja

1. Pretekli udeleženci – email tiste, ki DNS'd ali ne re-register; mnogi bi prostovoljno namesto
2. Lokalni tekaški klubi – Kapitani usklajujejo skupinske prostovoljne prijave v zameno za prihodnji dostop do dirke
3. Univerze in šole — študentje potrebujejo ure družbenokoristnega dela
4. Programi CSR za podjetja – podjetja spodbujajo prostovoljstvo zaposlenih
5. Družbeni mediji — ciljno "Pridružite se naši ekipi" delovnih mest 60 dni pred dogodkom
6. Vračanje prostovoljne mreže — vaš edini najboljši kanal

Spodbude (kaj prostovoljci dejansko želijo)

Po pomembnosti (na podlagi raziskav):

1. občutek cenjenja — osebna zahvala, priznanje na dogodku
2. Zanimiva vloga – ne stoji sam v kotu 4 ure
3. Hrana in pijače -Ja, to je res pomembno.
4. Označena majica — vidni simbol pripadnosti
5. Majhno darilo — medalja, bon za prihodnje dirke, sponzorska postavka
6. Skupnost — spoprijateljiti se z drugimi prostovoljci
7. Potrdilo — za študente, ki potrebujejo dokumentacijo

Ne obljubljaj velikih stvari in dostavljaj majhnih. Obljubi majhne stvari in dostavi večje.

Usposabljanje

Pred dirko dan, 2 tedna ven:

• Pošlji vsakemu prostovoljcu svojo delovno mesto
• Priloži zemljevid, ki prikazuje njihovo lokacijo
• Vključujejo čas prihoda, kodeks oblačenja (predvidena majica), odmor urnik
• Kontaktna številka v sili
• Povzetek "Kaj pričakovati"

Opcija, a močna: 30-minutni video sestanek za prve prostovoljce, ki pokriva vaše vrednote in pričakovanja.

Datum tekmovanja

Vsi prostovoljci prispejo eno uro, preden mora njihova postaja delovati. Postaja vodi kratke prostovoljce ob prihodu:

• Kaj dela postaja (vodna postaja: 200 skodelic napolnjenih in pripravljenih itd.)
• Struktura poveljevanja (kdo naj se javi za težave)
• Bonton tekačev (navijanje, razmik, varnost)
• Nujni protokol (poškodovani tekač, zdravnik)
• Kdaj oditi (navadno, ko je zadnji tekač prekoračil medpomnilnik + 30 minut)

Komunikacija med dirko

Radio ali WhatsApp skupina med postaja vodi + režiser dirke. Jasne komunikacijske norme:

• Nemudoma so poročali s kodo (npr. "Koda modro na km 7").
• Neizpostavljenosti do konca segmenta
• Zapora postaje potrjena ("Station 3 zaprt, zadnji tekač mimo")

Dirkaški vrtec

• Zajtrk na voljo 30 minut pred začetkom delovanja
• Voda + prigrizki na vsaki postaji za prostovoljce
• Dostop do kopalnice urejen
• Prelomi se vrtijo (nikogar ni nameščenih 4+ ur brez odmora)
• Vremenske določbe (umbrele, krema za sončenje, tople plasti)

Apreciacija po dirki

V 48 urah:

1. Osebna zahvala direktorja dirke
2. Fotografije z njihove postaje, če je mogoče
3. Raziskava: kaj je delovalo, kaj izboljšati
4. Napoved datuma prihodnjega leta + zgodnja prostovoljska prijava

Javno priznajte prostovoljce:

• Klicanje družbenih medijev na ključne postaje
• Odbor za priznanje prostovoljcev na naslednjem dogodku
• Vrnete pokrovček/pin za prostovoljca kot swag

Fokus zadrževanja

Prostovoljec se vrača čez leto. Če imate eno leto 30 prostovoljcev in jih 25 vrne naslednje, je to 83% zadržanje – odlično. Pod 60 % pomeni, da je nekaj narobe (pogosto: slabe vremenske izkušnje, slaba komunikacija ali premalo cenjenje).

Leto 3 prostovoljci so vaš temelj: poznajo dogodek, usposabljanje novih prostovoljcev, in novačenje prijateljev. Investirajte v njih.

Razprava o nadomestilih

Plačani prostovoljci (v resnici "dnevni najemi") zmanjšajo prizadevanja za zaposlovanje, vendar spremenijo dinamiko. Nekateri organizatorji plačljive postaje vodijo le (4-8 urne obveznosti), splošni prostovoljci pa delajo brezplačno s prednostmi. To lahko deluje.

Če začneš plačevati prostovoljcem, se ne moreš vrniti zlahka. Odloči se za svoj model in ga drži.

Orodje za usklajevanje

Za 20-200 prostovoljcev, preglednice delajo. Nad tem pomagajo predana orodja. Time-Opica vam omogoča, da označite neudeležene uporabnike z "Prostovoljec" vlogo, upravljanje svoje naloge, in grupno komuniciranje – brez ustvarjanja ločenih uporabniških sistemov.

Oglejte si, kako čas-opica podpira dogodke →