Az önkéntesek nem szabad munkaerő.
A legnagyobb hiba, amit az új szervezők elkövetnek, az, hogy az önkénteseket munkának tekintik. Az önkéntesek feladják szombatjukat, megveszik a saját reggelijüket, az időjárásban állnak, hogy sikerüljön az esemény. Megérdemlik, hogy stratégiai értékként kezeljék őket.
Jól irányított önkéntesek: 70- 80% visszatérés évről évre, toborzás barátok, lesznek nagykövetek. Szegényen kezelt önkéntesek: eltűnik egy verseny után, szidja az eseményt.
Mennyi kell?
Durva arány: 1 önkéntes 15- 20 résztvevőnként.
- 100- személy 5K: 7- 10 önkéntes
- 500 fős esemény: 30- 35 önkéntes
- 200- fős esemény: 100- 130 önkéntes
A nagy események gyakran 15-20% -kal több, mint a minimum, hogy kezelni távollétek, szünetek, és vészhelyzetek.
A sorok bontása
- Regisztrációs / csomagfelvétel - jellemzően az önkéntes erő 20-30% -a
- Tanfolyam marsallok - 25- 35%, minden 200- 500 méteren.
- Vízerőművek - 15- 25% (állomásonként 2- 4, több állomás)
- Végsor - 10- 15% (érmek, időzítés, vendéglátás)
- Orvosi támogatás - 5- 10% (a szakemberek mellett)
- Beállítás / könnyezés - 10- 15%
- Fényképezés / tartalom - 5%
Felvételi csatornák
- Korábbi résztvevők - e-mailben azok, akik DNS 'd vagy nem újra-register; sokan önkéntes helyett
- Helyi futópad - kapitányok koordináta csoport önkéntes signalok cserébe a jövőbeni verseny hozzáférés
- Egyetemek és iskolák - a diákoknak közmunkára van szükségük.
- Vállalati CSR-programok - a vállalatok ösztönzik a munkavállalók önkéntességét
- Közösségi média - célzott "Csatlakozz csapatunkhoz" hozzászólások 60 nappal az esemény előtt
- Önkéntes hálózat helyreállítása - a legjobb csatornád
Ösztönzők (amit az önkéntesek valóban akarnak)
Fontossági sorrendben (felmérések alapján):
- Érzett érzés - személyes köszönet, elismerést az eseményen
- Érdekes szerep - 4 órán át nem állok egyedül a sarokban.
- Élelmiszer és ital - Igen, ez tényleg számít.
- Címzett T-ing - a csatlakozás látható szimbóluma
- Kis ajándék. - érmet, utalványt a futam, szponzor tétel
- Közösség - barátkozás más önkéntesekkel
- Tanúsítvány - a dokumentációt igénylő diákok számára
Ne ígérj nagy dolgokat, és kis dolgokat. Ígérj kis dolgokat, és többet.
Képzés
Versenynap előtt, 2 hét múlva:
- E-mail minden önkéntes az állomás megbízást
- Térkép csatolása a helyzetükről
- Időben érkezés, ruhakód (esemény T-ingben), szünet ütemezés
- Vészhelyzeti kapcsolattartási szám
- "Mit vársz" összefoglaló
Opcionális, de erőteljes: 30 perces videóeligazítás első alkalommal önkénteseknek, amelyek az Ön értékeit és elvárásait fedik le.
Versenynap eligazítás
Minden önkéntes 1 órával azelőtt érkezik, hogy az állomásnak működőképesnek kellene lennie. Az állomás rövid önkénteseket vezet érkezéskor:
- Mit csinál az állomás (vízállás: 200 csésze töltött és kész, stb.)
- A parancsnoki lánc (ki rádiózzon a problémákért)
- Futó etikett (éljenzés, távolság, biztonság)
- Vészhelyzeti protokoll (sérült futó, orvosi)
- Mikor kell elmenni (általában amikor az utolsó futó elmúlt + 30 perc puffer)
Kommunikáció a verseny alatt
Rádió vagy WhatsApp csoport között állomás vezetők + verseny rendező. Egyértelmű kommunikációs normák:
- Azonnali bejelentés kóddal (pl. "kék kód a 7. km-nél")
- Nem vészhelyzetek a szegmens végéig
- Állomás bezárása megerősítve ("3-as állomás bezárva, utolsó futó áthaladva")
Versenynapközi ellátás
- Reggeli 30 perccel a működés megkezdése előtt
- Víz + snack minden állomáson önkénteseknek
- Fürdőszobai hozzáférés elrendezve
- Törések elforgatva (senki nem állomásozott 4 + óra szünet nélkül)
- Időjárási előírások (esernyők, naptej, meleg rétegek)
A verseny utáni felértékelődés
48 órán belül:
- Személyes köszönet - e-mail a versenyrendező
- Fotók az állomásról, ha lehetséges.
- Survey: mi működött, mit kell javítani
- A jövő évi dátum bejelentése + korai önkéntes jelentkezés
Az önkéntesek nyilvános elismerése:
- A közösségi média kiált a kulcsállomásokra.
- Önkéntes elismerő bizottság a következő rendezvényen
- Önkéntes kupak / pin vissza
Tartási fókusz
A track önkéntes évről évre visszatér. Ha 30 önkéntes van egy évben, és 25 visszatér a következőben, az 83% -os visszatartás - kiváló. 60% alatt azt jelenti, hogy valami nem stimmel (gyakran: rossz időjárás, rossz kommunikáció vagy alulértékelődés).
Az év 3-3 önkéntes a sarokköve: ismerik az eseményt, új önkénteseket képeznek ki, és barátokat toboroznak. Beléjük fektetni.
A kártérítés megvitatása
A fizetett önkéntesek (valójában "napidíjak") csökkentik a munkaerő-felvételi erőfeszítéseket, de változtatnak a dinamikán. Néhány szervező csak 4-8 órás elkötelezettséget vezet, míg az általános önkéntesek ingyen dolgoznak. Ez működhet.
Ha elkezdesz önkénteseket fizetni, nem mehetsz vissza könnyen. Döntsd el a modelled és tartsd.
Koordinációs eszköz
20-200 önkéntes számára táblázatok. Ezen felül, a dedikált eszközök segítenek. A Time- Monkey lehetővé teszi, hogy az "Önkéntes" szereppel rendelkező, nem résztvevő felhasználókat jelölje meg, kezelje feladataikat, és a bulk- communication - külön felhasználói rendszerek létrehozása nélkül.