Wolontariusze nie są wolną pracą
Największym błędem nowych organizatorów jest traktowanie wolontariuszy jako pracowników, którym mają szczęście. Wolontariusze rezygnują ze swojej soboty, kupują własne śniadanie, stoją w pogodzie, aby pomóc Twojej imprezie odnieść sukces. Zasługują na traktowanie ich jako strategicznego atutu.
Dobrze zarządzani wolontariusze: 70- 80% wracają rok po roku, rekrutują przyjaciół, stają się ambasadorami. Poorly- zarządzane wolontariuszy: zniknąć po jednym wyścigu, badmouth swoje wydarzenie.
Ile potrzebujesz?
Surowy stosunek: 1 wolontariusz na 15- 20 uczestników.
- 100- osoba 5K: 7- 10 ochotników
- 500-osobowa impreza: 30- 35 wolontariuszy
- Impreza 2000- osobowa: 100- 130 wolontariuszy
Duże wydarzenia często mają 15- 20% więcej niż minimum do radzenia sobie z nieobecności, przerw i nagłych wypadków.
Podział roli
- Rejestracja / odbiór pakietów - zazwyczaj 20- 30% siły ochotniczej
- Marszałkowie kursu - 25- 35%, stacjonuje co 200- 500m
- Stacje wodne - 15- 25% (2- 4 na stację, wiele stacji)
- Linia zakończenia - 10- 15% (medale, czas, gościnność)
- Wsparcie medyczne - 5- 10% (obok specjalistów)
- Ustawienia / teardown - 10- 15%
- Fotografia / zawartość - 5%
Kanały rekrutacji
- Uczestnicy z przeszłości - e-mail do tych, którzy DNS 'd lub nie ponownie zarejestrować; wielu zamiast
- Lokalne kluby - kapitan koordynuje grupowe rejestracje wolontariuszy w zamian za przyszły dostęp do rasy
- Uniwersytety i szkoły - studenci potrzebują godzin pracy społecznej
- Programy korporacyjnej CSR - firmy zachęcają pracowników wolontariatu
- Media społecznościowe - ukierunkowane "Dołącz do naszego zespołu" posty 60 dni przed wydarzeniem
- Zwracanie sieci wolontariuszy - twój najlepszy kanał
Zachęty (czego ochotnicy rzeczywiście chcą)
W kolejności ważności (na podstawie badań):
- Uczucie wartości - osobiste podziękowania - Ciebie, uznanie na imprezie
- Ciekawa rola - nie stojąc samotnie w rogu przez 4 godziny
- Żywność i napoje - Tak, to naprawdę ważne.
- Koszulka markowa - widoczny symbol przynależności
- Mały prezent - medal, voucher na przyszły wyścig, pozycja sponsorska
- Wspólnota - zaprzyjaźnianie się z innymi wolontariuszami
- Certyfikat - dla studentów wymagających dokumentacji
Nie obiecaj wielkich rzeczy i dostarczaj małych. Obiecaj małe rzeczy i dostarcz większe.
Szkolenia
Przed dniem wyścigu, 2 tygodnie przed:
- Email każdy wolontariusz ich przydział stacji
- Dołącz mapę pokazującą ich położenie
- Wpisz czas przyjazdu, kod ubioru (event T-shirt), harmonogram przerw
- Numer kontaktowy w nagłych wypadkach
- Podsumowanie "Czego się spodziewać"
Opcjonalne, ale potężne: 30-minutowa odprawa wideo dla wolontariuszy po raz pierwszy obejmujące swoje wartości i oczekiwania.
Odprawa w dniu wyścigu
Wszyscy ochotnicy przybędą na godzinę przed operacją. Stacja prowadzi krótkich wolontariuszy po przyjeździe:
- Co robi stacja (stacja wodna: 200 filiżanki wypełnione i gotowe, itp.)
- Struktura dowodzenia (do kogo wzywać na problemy)
- Etykieta biegacza (doping, odstęp, bezpieczeństwo)
- Protokół awaryjny (ranny biegacz, medyczny)
- Kiedy opuścić (zazwyczaj, gdy ostatni biegacz przeszedł + 30 min bufor)
Komunikacja podczas wyścigu
Radio lub WhatsApp grupa między liderów stacji + dyrektor wyścigu. Jasne normy komunikacji:
- Przypadki zgłoszone natychmiast z kodem (np. "Kod niebieski przy km 7")
- Niepotrzebne skreślić.
- Zamknięcie stacji potwierdzone ("Stacja 3 zamknięta, ostatni biegacz przeszedł")
Race day care
- Śniadanie dostępne 30 min przed uruchomieniem operacyjnym
- Woda + przekąski na każdej stacji dla wolontariuszy
- Dostęp do łazienki zorganizowany
- Breaks rotated (nikt stacjonujący 4 + godziny bez przerwy)
- Przepisy pogodowe (parasole, filtry przeciwsłoneczne, ciepłe warstwy)
Aprecjacja po wyścigu
W ciągu 48 godzin:
- Osobiste podziękowanie- e-mail od dyrektora wyścigu
- Zdjęcia z ich stacji, jeśli to możliwe
- Badanie: co działa, co poprawić
- Ogłoszenie przyszłorocznej daty + wczesna rejestracja wolontariatu
Uznając wolontariuszy publicznie:
- Social media shout do kluczowych stacji
- Rada ds. rozpoznawania wolontariuszy na następnym spotkaniu
- Powrot nakrętki / szpilki jako swag
Utrzymanie ostrości
Tor wolontariusz powraca rok - ponad rok. Jeśli masz 30 ochotników na rok, a 25 na następny, to 83% retencji - świetnie. Poniżej 60% oznacza, że coś jest nie tak (często: złe doświadczenia pogodowe, słaba komunikacja lub niedocenianie).
Wolontariusze Year-3 są twoim fundamentem: znają wydarzenie, trenują nowych wolontariuszy i rekrutują przyjaciół. Zainwestuj w nich.
Dyskusja na temat rekompensaty
Płatni wolontariusze (naprawdę "dni zatrudnienia") zmniejszają wysiłek rekrutacyjny, ale zmieniają dynamikę. Niektórzy organizatorzy płacą tylko za stacje (4- 8 godzin zaangażowania), podczas gdy ogólne wolontariusze pracują bezpłatnie z bonusami. To może zadziałać.
Jeśli zaczniesz płacić wolontariuszom, nie będziesz mógł łatwo wrócić. Zdecyduj się na model i trzymaj go.
Narzędzie koordynacji
Dla 20- 200 wolontariuszy, arkusze kalkulacyjne działają. Ponad to, dedykowane narzędzia pomagają. Time- Monkey pozwala oznaczyć użytkowników nieuczestniczących z roli "Wolontariusz", zarządzać ich zadań i bulk- komunikować - bez tworzenia oddzielnych systemów użytkownika.