Dobrovoľníci nie sú slobodná práca
Najväčšou chybou, ktorú robia noví organizátori, je správať sa k dobrovoľníkom ako k práci, ktorú majú šťastie. Dobrovoľníci sa vzdali soboty, kúpili si vlastné raňajky, stáli v počasí, aby pomohli vašej udalosti uspieť. Zaslúžia si, aby sa s nimi zaobchádzalo ako so strategickým prínosom.
Dobre riadená dobrovoľníci: 70-80% návrat rok čo rok, nábor priateľov, stať sa veľvyslancami. Zle riadený dobrovoľníci: zmizne po jednej rase, badmouth vaše udalosti.
Koľko potrebuješ?
Hrubý pomer: 1 dobrovoľník na 15-20 účastníkov.
- 100 osôb 5K: 7-10 dobrovoľníkov
- Udalosť 500 osôb: 30-35 dobrovoľníkov
- 2000-osobné podujatie: 100-130 dobrovoľníkov
Veľké udalosti majú často o 15-20% viac ako minimum na zvládnutie absencií, prestávok a núdzových situácií.
Členenie úloh
- Registrácia / vyzdvihnutie paketu 20-30% dobrovoľníckych síl
- Kurz maršáli 25-35%, umiestnený každých 200-500m
- Vodné stanice 15-25% (2-4 na stanicu, viac staníc)
- Cieľová čiara 10-15% (medále, načasovanie, pohostinnosť)
- Zdravotná podpora 5-10% (okrem odborníkov)
- Nastavenie / trhanie 10 - 15%
- Fotografia / obsah 5%
Náborové kanály
- Minulí účastníci
- Miestne bežecké kluby
- Univerzity a školy
- Firemné CSR programy Spoločnosti podporujú dobrovoľníctvo zamestnancov
- Sociálne médiá
- Návrat dobrovoľníckej siete Váš jediný najlepší kanál
Stimuly (čo dobrovoľníci v skutočnosti chcú)
V poradí dôležitosti (na základe prieskumov):
- Citlivosť
- Zaujímavá úloha 4 hodiny nestoja sami v rohu
- Jedlo a nápoje Áno, na tom naozaj záleží.
- Značkové tričko
- Malý darček Medaila, poukaz na budúce preteky, sponzorská položka
- Spoločenstvo
- Osvedčenie Pre študentov, ktorí potrebujú dokumentáciu
Nesľubujem veľké veci a prinesiem malé. Sľúbiť malé veci a dodať väčšie.
Odborná príprava
Pred závodom deň, 2 týždne von:
- Email každý dobrovoľník svoje pridelenie stanice
- Pripojiť mapu zobrazujúcu ich polohu
- Zahrnúť čas príchodu, šaty kód (podujatie tričko), prestávka rozvrh
- Číslo núdzového kontaktu
- Zhrnutie "Čo očakávať"
Voliteľné, ale výkonné: 30-minútová video brífing pre prvý-time dobrovoľníkov pokrývajúce vaše hodnoty a očakávania.
Inštruktáž pretekov
Všetci dobrovoľníci prichádzajú 1 hodinu pred svojou stanicou musí byť funkčná. Stanica vedie krátkych dobrovoľníkov pri príchode:
- Čo robí stanica (vodná stanica: 200 šálky naplnené a pripravené, atď)
- Velenie (kto vysiela na problémy)
- Etiketa bežca (cheering, odstup, bezpečnosť)
- Pohotovostný protokol (poškodený bežec, lekársky)
- Kedy odísť (zvyčajne keď posledný bežec prešiel + 30 min nárazník)
Komunikácia počas pretekov
Rádio alebo WhatsApp skupina medzi stanicami vedie + pretekár. Jasné komunikačné normy:
- Okamžite hlásené odchýlky s kódom (napr. "Code Blue at km 7")
- Nejasnosti dávkované do konca segmentu
- Zatvorenie stanice potvrdené ("Station 3 closed, last runner passed")
Detská denná starostlivosť
- Raňajky sú k dispozícii 30 minút pred začiatkom prevádzky
- Voda + občerstvenie na každej stanici pre dobrovoľníkov
- Usporiadaný prístup do kúpeľne
- Prestávky otočené (nikto umiestnený 4+ hodín bez prestávky)
- Meteorologické opatrenia (umbrelly, opaľovací krém, teplé vrstvy)
Postrasové zhodnotenie
Do 48 hodín:
- Osobný e-mail od riaditeľa pretekov
- Fotografie z ich stanice, ak je to možné
- Prieskum: čo fungovalo, čo zlepšiť
- Oznámenie o dátume budúceho roka + skorá registrácia dobrovoľníkov
Verejne uznávať dobrovoľníkov:
- Sociálne médiá kričia na kľúčové stanice
- Výbor pre uznávanie dobrovoľníkov na ďalšom podujatí
- Vrátiť uzáver/pinu pre dobrovoľníkov
Retenčné zameranie
Stopový dobrovoľník sa vracia rok po roku. Ak máte 30 dobrovoľníkov jeden rok a 25 vrátiť ďalší, to je 83% zadržiavanie Pod 60% znamená niečo zlé (často: zlé počasie, zlá komunikácia alebo nedostatočné hodnotenie).
Rok-3 dobrovoľníci sú vaším základným kameňom: poznajú udalosť, trénujú nových dobrovoľníkov a najímajú priateľov. Investujte do nich.
Diskusia o kompenzácii
Platení dobrovoľníci (naozaj "denní nájomníci") znižujú náborové úsilie, ale menia dynamiku. Niektorí organizátori platia stanicu vedie len (4-8 hodín záväzok), zatiaľ čo generálni dobrovoľníci pracujú zadarmo s výhodami. To môže fungovať.
Ak začneš platiť dobrovoľníkom, nemôžeš sa ľahko vrátiť. Vyber si model a podrž ho.
Koordinačný nástroj
Pre 20-200 dobrovoľníkov fungujú tabuľky. Nad tým pomáhajú špecializované nástroje. Time-Monkey vám umožní označiť neúčastníkových užívateľov s rolou "Volunteer," spravovať svoje úlohy, a hromadne komunikovať, bez vytvorenia samostatných užívateľských systémov.