Volonterski menadžment: regrutovanje, obuka i zadržavanje heroja na dan trke

Dobrovoljci nisu slobodni radnici.

Najveća greška koju novi organizatori prave je tretiranje volontera kao radnika koji su srećni da dobiju. Dobrovoljci odustaju od subote, sami sebi kupuju doručak, stoje po vremenu da pomognu vašem uspehu. Zaslužuju da budu tretirani kao strateška sredstva.

Upravljali su volonterima: 70-80% povratnika iz godine u godinu, regrutovali prijatelje, postali ambasadori. Nestali su nakon jedne utrke.

Koliko ti treba?

Grubi odnos: 1 dobrovoljac po 15-20 učesnika.

• 100 osoba 5K: 7-10 dobrovoljaca
• Događaj 500 osoba: 30-35 dobrovoljaca
• 200 osoba: 100 - 130 dobrovoljaca

Veliki događaji često imaju 15-20% više od minimuma da se nose sa odsustvom, pauzama i hitnim slučajevima.

Roles slom

• registracija / preuzimanje paketa - Obično 20-30% dobrovoljnih snaga
• Kurs, šerife. 25-35% stacioniranih na svakih 200-500 m.
• Vodene stanice - 15-25% (2-4 po stanici, više stanica)
• Završi liniju 10-15% (medalje, tajming, gostoprimstvo)
• Medicinska podrška - 5-10% (uz profesionalce)
• Podešavanje / suzivanje 10-15%.
• Fotografija / sadržaj - 5%

Kanali za regrutaciju

1. Prošli učesnici - e-mail onima koji DNS 'd ili nije ponovo - registar; mnogi bi volontirali umesto
2. Lokalni pokretački klubovi - Kapetani koordiniraju grupe dobrovoljaca u zamjenu za budući pristup utrci
3. Univerziteti i škole - Studentima je potrebno radno vreme.
4. Korporativni CSR programi - Kompanije ohrabruju volontere.
5. Društveni mediji - ciljano "Pridruži se našem timu" 60 dana pre događaja.
6. Vraćanje volonterske mreže - vaš najbolji kanal

Poticaji (ono što volonteri zapravo žele)

U redosledu važnosti (na osnovu istraživanja):

1. Osećam se vrednim. - Licno hvala.
2. Zanimljiva uloga. - ne stoji sam u uglu 4 sata.
3. Hrana i piće. - Da, ovo je stvarno važno.
4. Obeležena majica. - vidljivi simbol pripadnosti
5. Mali poklon. - Medalju, vaučer za buduću trku, sponzorsku stvar
6. Zajednica - sklapa prijateljstva sa drugim volonterima
7. Sertifikat - Za studente potrebna dokumentacija

Ne obećavaj velike stvari i dostavi male. Obećaj male stvari i isporuči veće.

Obuka.

Pre trke, dve nedelje.

• Pošalji e-mail svakom dobrovoljcu.
• Prikači mapu koja prikazuje njihovu lokaciju
• Uključite vreme dolaska, oblačenje kod (događaj T-majica obezbeđen), raspored pauze
• broj hitnog kontakta
• "Šta očekivati" rezime

Opcionalno, ali moćno: 30-minutni video brifing za volontere koji pokrivaju vaše vrednosti i očekivanja.

Sastanak za dan trke

Svi dobrovoljci stižu jedan sat pre nego što njihova stanica mora da bude operativna. Stanica vodi kratke dobrovoljce po dolasku:

• Šta stanica radi (vodena stanica: 200 šolja punih i spremnih, itd.)
• Lanac komande (kome da se javi za probleme)
• Runner etiquette (navijanje, razmak, sigurnost)
• Hitan protokol (povređeni trkač, lekar)
• Kada otići (obično kada je poslednji trkač prošao + 30 minuta)

Komunikacija tokom trke

Radio ili WhatsApp grupa između stanice vodi plus direktora trke. Očistite norme komunikacije:

• Hitne slučajeve su odmah prijavljene sa šifrom (npr.
• Nehitne slučajeve sakupljene do kraja segmenta
• Zatvaranje stanice potvrđeno ("Stanica 3 zatvorena, poslednji trkač prošao")

Trkalište.

• Doručak na raspolaganju 30 minuta pre početka operacije.
• Voda + grickalice na svakoj stanici za volontere
• Dogovoren pristup kupatilu
• Breaks rotiran (niko stacioniran 4 plus sati bez pauze)
• Vremenske odredbe (kišobrani, krema za sunce, topli slojevi)

Post- rasno poštovanje

U roku od 48 sati:

1. Lično hvala. Mejl od direktora trke.
2. Fotografije sa njihove stanice, ako je moguće.
3. Istraživanje: šta funkcioniše, šta poboljšati
4. Najava datuma sledeće godine + rani potpis volontera

Prepoznajte dobrovoljce javno:

• Društveni mediji vikali na ključne stanice
• Odbor za priznanje dobrovoljaca na sledećoj manifestaciji
• Vraćaj volontersku kapu / iglu kao razmet

Fokus zadržavanja

Dobrovoljac se vraća godinama. Ako imate 30 volontera jedne godine, a 25 se vrati sledeće, to je 83% zadržavanja - odlično. Ispod 60% znači da nešto nije u redu (često: loše vremensko iskustvo, loša komunikacija, ili potcenjivanje).

Tri dobrovoljca su vaš kamen temeljac: oni znaju događaj, obučavaju nove volontere i regrutuju prijatelje. Uloži u njih.

Rasprava o kompenzaciji

Platili su volontere (zaista "danju zapošljavaju"), ali su promenili dinamiku. Neki organizatori plaćaju samo (4- 8 sati posvećenosti) dok generalni volonteri rade slobodno sa povlasticama. Ovo može da uspe.

Ako počneš da plaćaš dobrovoljce, ne možeš se lako vratiti. Odluči svoj model i zadrži ga.

Alatka za koordinaciju

Za 20-200 volontera, proračun rada. Iznad toga, posvećen alat pomaže. Majmun vam dozvoljava da označite korisnike koji ne učestvuju sa "volonterskom" ulogom, upravljate njihovim zadacima i komunicirate - bez stvaranja odvojenih korisničkih sistema.

Vidi kako Time- Majmun podržava događaje