Večer pred tem je, ko izkušeni organizatorji spijo najhujše
Meseci načrtovanja se stisnejo v 24 urah. Vreme se lahko spremeni. Prodajalci lahko odlašajo. Prostovoljci lahko odpovejo. Razlika med gladko raso in kaosom je priprava discipline v zadnjem oknu.
Ta kontrolni seznam je sestavljen iz intervjujev z direktorji hrvaških in evropskih dirk. Prilagodite se svoji lestvici; osnovna logika drži.
T minus 24 ur (dirka dan pred, zjutraj)
Končni pregled registracije:
- Izvleci končno število udeležencev (po razdalji)
- Potrdite količino majice na velikost ujema naročila
- Preveri, ali je število medalj pričakovano.
- Registracija zaklepanja, če že ne (nekatere dirke naj bodo odprte nekaj ur pred)
Sporočanje ekipi:
- Končna navodila za prostovoljce (čas prihoda, postaja, odmori)
- Potrdite, da je medicinska ekipa pripravljena.
- Potrdi usklajevanje policije/zaprtja cest
- Potrdite čas prihoda podjetja (običajno 3 ure pred začetkom)
Sporočanje udeležencem:
- E-pošta: paket pickup čas, začetni čas, parkiranje informacije, vremenska napoved, kaj prinesti
- Posodobi stran dogodka z vsemi spremembami v zadnjem trenutku
- Post na družbenih medijih
T minus 18 ur (dan dirke, popoldne)
Prizorišče se začne:
- Nameščene oznake (start line, ciljna črta, oznake smeri, vodne postaje, stranišča, gostinski prostor)
- Šotor/stopnja/zvočna oprema
- Pozicionirana oprema za ranžirne proge (kosti, trak, zastave)
- Prenosna stranišča po načrtu
- Lokacija medicinskega šotora zasačena
Preveri smer:
- Drive ali kolo celoten tečaj
- Preveriti ni novih konstrukcij/oporišč
- Potrdite, da so vse oznake vidne
- Preverite lokacije vodnih postaj
- Potrdite oznake km (če so trajne)
T minus 14 ur (večerni dan dirke)
Paket pickup teče (za dogodke, ki ponujajo dan pred pickup):
- Prostovoljci na mestu 1 uro pred prevzemom
- Podatki o udeležencih, dostopni prek platforme za registracijo
- BIB-ji, majice, vreče za dobrote, organizirane po abecedi ali po BIB-ju
- Udeleženci, ki usmerjajo podpisnike
Sponzorji in partnerji:
- Potrdite čas stojnice sponzorja
- aktivacija sponzorja (zabava, demo, hrana)
- Potrdi namestitev zastave
T minus 10 ur (pozni večer)
Končni pregled vremena:
- Preberite posodobljeno napoved
- Če dež: potrdite načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih (zavarovanje, prilagoditve smeri, spremembe hidracije)
- Če je ekstremna toplota: dodajte vodne postaje, prilagodite začetni čas, če je mogoče, kratka medicinska ekipa
- Obveščanje udeležencev ob spremembah
Kratka glavna ekipa:
- Dirkaški direktor srečanje s postajami (tečaj, medicinska, časovna, registracija)
- Pregled radijske zveze načrt
- Pregled protokola za izredne razmere
T minus 6 ur (dan dirke, preddawn)
Prihod direktorja (3:00 za 6:00 začetek ni nič nenavadnega):
- Prižgite prostor
- Mize, stoli, šotori
- Preizkušen sistem za obveščanje potnikov
- Časovna matica končne črte, povezana s sistemom za določanje časa
- Rezervna moč na voljo (prenosni generator za tehnologijo)
T minus 4 ure (dan dirke)
Prostovoljski prihod:
- Pisarna za prijavo
- Sestanek prostovoljcev (po vodstvu postaje)
- Prostovoljne majice, razdeljene
- Radio/telefoni, po potrebi
- Prigrizki in voda za prostovoljce
Paket pickup (za dirke dan pickup dogodki):
- Odpre 2-3 ure pred začetkom
- Posebna steza za udeležence zgodnjega zagona (elitni tekači, invalidski vozički)
- Nadomestna BIB postaja za izgubljene/poškodovane BIB
- Registrska miza v zadnjem trenutku (če je sprejeta)
T minus 2 uri
Razporeditev smeri:
- Šerifi na postaje (vsaka postaja je seznanjena s pričakovanimi tekači)
- Vodne postaje na zalogi (zamaški, napolnjeni po protokolu, led za hlajenje)
- Trak/stolčki tečaja dokončani
- Aktivirana zapora cest (policijska koordinacija)
Zdravniška ekipa:
- Zdravstveni šotor
- Preskušani AED
- Natisnjen seznam stikov v sili
- Evakuacijske poti čiste
T minus 30 minut
Končno poročilo:
- Udeleženci za zagon
- Napovednik se ogreva (intro glasba, objave)
- Elitni red
- Časovni sistem pripravljen
- Radio preverite vse postaje
T minus 5 minut
Obred pred dirko:
- Državna himna (če je tradicija)
- Dobrodošli naslov direktorja dirke
- Hvala sponzorjem in prostovoljcem.
- Varnostno obveščanje udeležencev
- Razlaga začetnega postopka
T-nič: Pojdi
Pištola strelja. Od tega trenutka se vaše delo premika od priprav do spremljanja in reševanja problemov.
Osrednje sporočilo: dirk direktor ohranja radijski stik z vsemi postajami. Vsak problem je preusmerjen skozi glavno poveljstvo.
Živi rezultati krme: sistem za določanje časa potiska podatke na stran z javnimi rezultati. Gledalci lahko spremljajo družinske člane v realnem času.
Zdravstvena straža: vsak incident, o katerem so takoj poročali. Decision steel: minor → terenska obdelava; major → reševalne službe.
Po dirki (prvih 60 minut)
- Distribucija medalj
- Voda in rekuperacija hrane na koncu
- Foto stojnica
- Napovedani predhodni rezultati
- Začelo se je čiščenje igrišča (poskrbeti, da nihče ne ostane zadaj)
Po dirki (60 minut do 3 ure)
- Podelitev nagrad
- Končni rezultati preverjeni in objavljeni
- Prizorišče se začne podirati
- Sponzorska zahvala
Po dirki (enaki dan, večer)
- Hvala vsem udeležencem.
- Končni rezultati e-pošta z naslednjo letnico zgodnje ptičje kode
- Objave družbenih medijev (fotografije, zmagovalci, vrhunci)
- E- pošta sponzorja
- Prostovoljka hvala.
Po dirki (en teden kasneje)
- Finančna poravnava s sponzorji
- Končno računovodstvo
- Poslana anketa udeležencev (NPS, predlogi za izboljšave)
- Seja skupine za poročanje
- Podvojena funkcija Time-Opica, ki se uporablja za nastavljanje predloge za dogodke naslednje leto
Zakaj je čas-opica pomembna na dan dirke?
Time-Opica je v realnem času armaturne plošče vam v živo število udeležencev, stanje v živo plačilo, podatke v živo konča – vse iz enega zaslona. Namesto da se stikate med preglednicami in programsko opremo za določanje časa, imate en pogled. To je razlika med mirnim režiserjem in norim režiserjem.