Az időjárás kockázata valós
Minden kültéri esemény végül szembe kedvezőtlen időjárás. Hőhullámok, viharos eső, viharok, hó - mindegyik más választ igényel. A futam, ami jól kezeli az időjárást, előre dokumentált protokollokkal rendelkezik. Akik rosszul kezelik, kényszer alatt hoznak döntéseket, káoszban.
Hővizsgálati protokollok
Ha az előrejelzett hőmérséklet a kezdési időpontban meghaladja a 25 ° C-ot, aktiválja:
- Kettős hidratálás (vízállomások 1.5km helyett minden 3)
- Hűtőállomások (szivacsok, jégzsákok) km 3, km 7, km 10 félmaratonok +
- Orvosi csapat magas készültségben (kiszáradás, hőhullám protokoll)
- A verseny előtti eligazítás: emlékeztesse a résztvevőket, hogy lassítsák a tempót, figyelmeztessék a tüneteket
- Fontolja meg a mozgatási kezdési időt 12- órával korábban
Ha az előrejelzés meghaladja a 32 ° C-ot: fontolja meg a törlést. Ilyen hőmérsékleten a versenyek valóban veszélyesek.
Eső protokollok
Könnyû esõ: faji növekedés. Hozzáadás:
- Nem csúszós jelzés forduláskor
- Extra törölköző a végén
- Menedék a végén (orvosi sátor, vendéglátás)
Erős eső: döntési pont. Biztonsági megfontolások:
- Közúti láthatóság
- Elárasztott részek
- Hypothermia kockázata (különösen 4 + óra után)
Néhány esemény minden esőben ("race rain or shine") történik. Mások elhalasztják. Előzetes kiadás.
Vihar-protokollok
A villám a legtisztább időjárás-megszakító. Ha az előrejelzés szerint a villám 20km-en belül természetesen a verseny ablak alatt:
- A késés 30-60 perccel kezdődik, ha a vihar elhalad.
- Halasszuk el a következő napra, ha tartós
- Törlés és jóváírás a jövőbeli versenyre, ha egyik sem működik
A villámlás nem hősies - gondatlanság. Ne legyen a híradó szervezője.
Kommunikációs protokoll
Amikor az időjárás kiváltja a protokoll módosítását:
- Rasszigazgató és orvosi vezető döntés (nem a bizottság)
- E-mail minden résztvevő világos téma: "RACE UPDATE - [Versenynév]"
- Posta a közösségi média azonos üzenettel
- Eseményoldal frissítése aktuális állapottal
- Értesítés önkéntesek + szponzorok + időzítő csapat
- Ha elhalasztják: új dátum + utasítások egyértelműen
Kritikus: legyen határozott és következetes. A fél üzenetek zavart okoznak.
Az időjárás-törlésre vonatkozó visszatérítési politika
Jellemző lehetőségek:
A lehetőség: Nincs visszatérítés. A résztvevők díjait elköltik (T-ingek nyomtatva, érmek megvásárolva, engedélyek kifizetve). Néhány faj szigorúan érvényt szerez. A futároknak, akik törődnek ezzel, faji biztosítást kell vásárolniuk (nem a szervező felelőssége).
B lehetőség: 50% hitel a jövő évi versenyhez. Puhább, megtartja a kapcsolatot, elkerüli a teljes visszatérítést. A leggyakoribb megközelítés.
C lehetőség: Teljes visszatérítés. Drága szervezőnek, de maximalizálja a bizalmat. Egyes szervezők ezt használják nagyobb törlésekhez (nem kisebb késedelmekhez).
D. lehetőség: Áthelyezés egy másik eseményre. Ha évente több rendezvényt szervez, ingyenes átadást ajánlhat egy másik közelgő versenyre.
Publikálja ki politikáját az eseményoldalon. Ne tárgyalj ügyenként.
Biztosítás (szervezők számára)
Eseménytörlési biztosítás:
- A résztvevők részére nyújtott visszatérítések (a szakpolitikai korlátig)
- Nem visszatéríthető költségek (engedélyek, helyszíni betétek)
- Átszervezési költségek
Költség: az esemény költségvetésének 2-5% -a. Megéri a > 500 résztvevővel vagy > 50k EUR bevétellel járó eseményekért.
Biztosítás (résztvevők esetében)
Race regisztráció biztosítás egy termék néhány szolgáltatás. A regisztráció 3-5 EUR-val megnövelt költsége. Visszatérítés teljes regisztráció, ha a futó nem tud részt venni a biztosított okokból (orvosi, időjárás, stb.).
Ajánlja fel opcionális kiegészítésként. A menekülők, akik védelmet akarnak, megveszik, mások nem.
A logisztika elhalasztása
Ha egy későbbi időpontra halasztja:
- Az új dátum közlése 24 órán belül
- Ajánlat visszatérítés azok számára, akik nem tudnak új dátum (mutasson rugalmasságot)
- Helyszín, engedélyek, önkéntesek új időpontra
- Az időzítő társaság újraértesítése
- Regisztrációs adatok frissítése (ha lehetséges, tartsa meg ugyanazokat a BIB-ket)
Az időjárási események tanulsága
Minden időjárási esemény után végezzen boncolást:
- Elég gyorsan döntöttünk?
- Tisztán kommunikáltunk?
- Működött-e a visszatérítési politika a vártnak megfelelően?
- Mit fogunk csinálni legközelebb?
Dokumentáció és megosztás a csapattal. Intézményi tudásvegyületek.
Idő- Majom támogatás az időjárási forgatókönyvek
Az Idő- Majom lehetővé teszi az összes regisztrált résztvevő tömeges kommunikációját egy kattintással (e-mail + SMS, ha be van konfigurálva). Visszatérítési / hitelezési műveletek esetén a Storno-dokumentum rendszer automatikusan kezeli a fiskális megfelelést - részleges visszatérítéseket vagy jövőbeni eseményjóváírásokat ad ki egyetlen kattintással admin intézkedésként.