Riziko počasí je reálné
Každá venkovní událost nakonec čelí nepříznivému počasí. Teplé vlny, torrenciální déšť, bouřky, sníh - každá vyžaduje jinou reakci. Závody, které zvládají počasí, mají předem zdokumentované protokoly. Ti, kteří to špatně zvládají, dělají rozhodnutí pod tlakem, v chaosu.
Tepelné protokoly
Pokud teplota předpovědi překročí 25 ° C v době startu, aktivujte:
- Dvojitá hydratace (vodní stanice každých 1,5 km místo každé 3)
- Chladicí stanice (houby, ledové pytle) v km 3, km 7, km 10 pro polomaratony +
- Lékařský tým ve vysoké pohotovosti (dehydratace, protokol o tepelném zdvihu)
- Pre- závod briefing: připomenout účastníkům zpomalit tempo, varovat na příznaky
- Zvažte čas startu pohybu o 2 hodiny dříve
Pokud předpověď překročí 32 ° C: zvažte zrušení. Závody při této teplotě jsou opravdu nebezpečné.
Dešťové protokoly
Lehký déšť: závod pokračuje. Přidat:
- Neskluzové značení při otáčkách
- Další ručníky na konci
- Úkryt v cíli (zdravotní stan, pohostinnost)
Těžký déšť: bod rozhodnutí. Bezpečnostní hlediska:
- Viditelnost na silnicích
- Ploché profily
- Riziko podchlazení (zejména pro 4 + hodinové finišery)
Některé události probíhají v každém dešti ("rasový déšť nebo lesk"). Ostatní to odloží. Vydejte svou pojistku předem.
Protokol o bouři
Blesk je nejjasnější zrušení počasí spouštěč. Pokud předpověď ukáže blesky v okruhu 20 km samozřejmě v okně závodu:
- Zpoždění začíná o 30-60 minut, pokud bouře prochází
- Postpone na další den, pokud přetrvává
- Zrušit a připsat na budoucí závod, pokud ani jeden nefunguje
Běhání v blesku není hrdinské - je to nedbalost. Nebuď pořadatel ve zprávách.
Komunikační protokol
Když počasí spustí změnu protokolu:
- Vedoucí závodu a vedoucí lékařů rozhodují (nikoli výbor)
- Email všem účastníkům s jasným tématem: "RACE UPDATE - [Jméno závodu]"
- Pošta na sociálních sítích se stejnou zprávou
- Aktualizovat stránku události s aktuálním stavem
- Upozorňovat dobrovolníky + sponzory + časovací tým
- Pokud odložení: nové datum + pokyny jasně
Kritické: být rozhodující a konzistentní. Polovina zpráv vytváří zmatek.
Náhradní politika pro zrušení počasí
Typické možnosti:
Možnost A: Žádná náhrada. Účastnické poplatky se utrácejí (trička tištěná, medaile nakoupené, povolení placená). Některé rasy se přísně prosazují. Běžci, kteří se o to starají, by si měli koupit závodní pojištění (nikoliv odpovědnost organizátora).
Možnost B: 50% úvěr na příští závod. Měkčí, udržuje vztah, vyhýbá se plné náhrady výdaje. Nejběžnější přístup.
Možnost C: Plná náhrada. Drahé pro organizátora, ale maximalizuje důvěru. Někteří organizátoři používají toto pro velké zrušení (ne menší zpoždění).
Možnost D: Převod na jinou událost. Pokud organizujete více akcí ročně, nabídnete zdarma transfer do dalšího nadcházejícího závodu.
Zveřejněte svou pojistku na stránce akce. Nevyjednávejte případ od případu.
Pojištění (pro pořadatele)
Pojištění pro případ zrušení:
- Náhrady účastníkům (až do omezení politiky)
- Nevratné náklady (povolení, termínové vklady)
- Náklady na restrukturalizaci
Náklady: 2-5% rozpočtu na akce. Cena za akce s > 500 účastníky nebo > 50k EUR příjmů.
Pojištění (pro účastníky)
Závodní registrace pojištění je produkt některé služby nabízejí. Náklady 3-5 EUR připočteny k registraci. Náhrady plné registrace, pokud běžec nemůže zúčastnit z pojištěných důvodů (zdravotní, počasí, atd.).
Nabídněte to jako volitelný dodatek. Běžci, kteří chtějí ochranu, to kupují, jiní ne.
Logistika odkladu
Pokud odložíte na pozdější datum:
- Komunikovat nové datum do 24 hodin
- Nabídka náhrady pro ty, kteří nemohou udělat nové datum (ukázat flexibilitu)
- Potvrdit místo konání, povolení, dobrovolníky pro nové datum
- Opětovné oznámení časové společnosti
- Aktualizovat registrační údaje (pokud možno ponechat stejné BIB)
Učení se z meteorologických událostí
Po každé události, která zasáhla počasí, provede pitvu:
- Rozhodli jsme se dost rychle?
- Komunikovali jsme jasně?
- Fungovala politika vrácení peněz podle očekávání?
- Co budeme dělat příště jinak?
Dokumentovat a sdílet se svým týmem. Institucionální znalostní sloučeniny.
Časová podpora opic pro scénáře počasí
Time- Monkey umožňuje hromadnou komunikaci všem registrovaným účastníkům jedním kliknutím (e-mail + SMS, pokud je nakonfigurován). Pokud jde o operace týkající se náhrad / úvěrů, systém dokumentů Storno se zabývá fiskálním dodržováním automaticky - vydávat částečné náhrady nebo future- event kredity jako jednorázová admin akce.