Vremenski rizik je stvaran.
Svaki događaj na otvorenom se na kraju suoči sa lošim vremenom. Toplotni talasi, olujna kiša, oluje, sneg - svaki zahteva drugačiji odgovor. Trke koje se bave vremenom imaju već dokumentovane protokole. Oni koji se loše nose sa tim donose odluke pod pritiskom, u haosu.
Toplotni protokoli
Kada vremenska temperatura premaši 25 ° C na početku, aktivirajte se:
- Dupla hidratacija (vodene stanice na svakih 1,5 km umesto na svaka 3)
- stanice za hlađenje (sunđeri, ledene vreće) na km 3, km 7, km 10 za pola maratona +
- Medicinski tim pod uzbunom.
- Rasni brifing: podsetite učesnike da uspore, upozorite na simptome
- Razmislite o pomeranju početnog vremena 1-2 sata ranije
Kada prognoza premaši 32 ° C: razmislite o otkazivanju. Trke na ovoj temperaturi su zaista opasne.
Protokoli kiše
Laka kiša: trka se nastavlja. Dodaj:
- NE ‑ klizanje znak na okretima
- Dodatni peškiri na kraju.
- Sklonište na kraju (medicinski šator, gostoprimstvo)
Teška kiša: tačka odluke. Bezbednost:
- Vidljivost na putevima
- Poplavljeni delovi
- Rizik od hipotermije (posebno za 4 + sat završetaka)
Neki događaji se nastavljaju po svakoj kiši. Drugi odlažu. Objavite svoju politiku unapred.
Protokoli grmljavine
Munja je najčistiji okidač za otkazivanje vremena. Ako prognoza pokazuje munju u krugu od 20 km tokom rasnog prozora:
- Odlaganje počinje za 30-60 minuta ako oluja prolazi.
- Odloži do sledećeg dana ako se održi
- Otkaži i odaj priznanje budućoj trci ako nijedan ne uspe.
Trčanje u munji nije herojski - to je nemar. Nemoj da budeš organizator na vestima.
Protokol komunikacije
Kada vreme pokrene promenu protokola:
- Direktor trke i medicinski vođstvo odlučuju (ne komitetom)
- Pošalji e-mail svim učesnicima sa jasnom temom: "UPDATE - [Race Name]
- Posta na društvenim mrežama sa istom porukom
- Ažuriraj stranicu događaja sa tekućim stanjem
- Obavestite volontere + sponzore + tajming tim
- Ako odlaganje: novi datum + instrukcije jasno
Kritično: budite odlučni i dosledni. Poluporuke stvaraju konfuziju.
Ponovna politika za otkazivanje vremena
Tipične opcije:
Opcija A: nema vraćanja novca. Učesnici se troše (štampane majice, kupljene medalje, plaćene dozvole). Neke rase sprovode striktno. Trkači kojima je stalo do ovoga trebalo bi da kupe rasno osiguranje (ne odgovornost organizatora).
Opcija B: 50% kredita za sledeću godinu. Mekša, čuva vezu, izbegava povrat novca. Najčešći pristup.
Opcija C: puni povrat novca. Skupo za organizatora, ali maksimumi poverenje. Neki organizatori koriste ovo za velika otkazivanja (ne manja odlaganja).
Opcija D: prebaci na drugi događaj. Ako organizujete više događaja godišnje, ponudite besplatan transfer na novu trku.
Objavite svoju politiku na stranici događaja. Ne pregovaraj o slučaju po slučaju.
Osiguranje (za organizatore)
Osiguranje za otkazivanje događaja:
- Vraćanje sredstava učesnicima (do ograničenja politike)
- Nepovratni troškovi (dozvole, depoziti mesta)
- Promena troškova
Cena: 2- 5% budžeta za događaje. Vredi za događaje sa 500 učesnika ili 50000 evra prihoda.
Osiguranje (za učesnike)
Osiguranje je proizvod koji neke usluge nude. Troškovi 3- 5 EUR dodali su registraciju. Oduzimanje pune registracije ako trkač ne može da prisustvuje iz osiguranih razloga (medicinskog, vremenskog, itd.).
Ponudi to kao opcionalni dodatak. Trkači koji žele zaštitu ga kupuju, drugi ne.
Odlaganje logistike
Ako odložite na kasniji datum:
- Komuniciraj novi datum u roku od 24 sata.
- Ponudi povraćaj za one koji ne mogu da dođu na novi sastanak (pokazuju fleksibilnost)
- Potvrdite mesto, dozvole, dobrovoljce za novi datum.
- Obavestite vremensku kompaniju.
- Ažuriraj podatke o registraciji (zadrži iste BIB ‑ ove ako je moguće)
Učenje iz vremenskih incidenata
Nakon svakog vremenskog udara, izvršite obdukciju:
- Jesmo li dovoljno brzo odlučili?
- Jesmo li jasno komunicirali?
- Da li je polisa povraćaja radila kako se očekivalo?
- Šta ćemo uraditi drugačije sledeći put?
Dokument i podeli sa svojim timom. Institucionalno znanje jedinjenja.
Vreme - podrška majmunima za vremenske scenarije
Vreme- majmun omogućava maksimalnu komunikaciju svim registrovanim učesnicima sa jednim klikom (e ‑ poštom + SMS ako je podešen). Za povraćaj i kredit, sistem dokumentacije Storno automatski se bavi fiskalnim pridržavanjem - izdavanjem delimičnih povraćaja sredstava ili finansijskih kredita kao single- klik administrativnih akcija.