Riziko počasia je reálne
Každá vonkajšia udalosť nakoniec čelí nepriaznivému počasiu. Vlny horúčav, prívalový dážď, búrky, sneh, každý si vyžaduje inú reakciu. Preteky, ktoré dobre ovládajú počasie majú vopred zdokumentované protokoly. Tie, ktoré to zle riešia robia rozhodnutia pod tlakom, v chaose.
Tepelné protokoly
Ak predpoveď teploty prekročí 25°C pri štarte, aktivujte:
- Dvojitá hydratácia (vodné stanice každých 1,5 km namiesto každých 3)
- Chladiace stanice (spongy, ľadové vaky) pri km 3, km 7, km 10 pre polmaratóny+
- Zdravotnícky tím na vysokej pohotovosti (dehydratácia, protokol tepelného ťahu)
- Pre-race inštruktáž: pripomenúť účastníkom spomaliť tempo, varovať pred príznakmi
- Zvážte čas sťahovania o 1-2 hodiny skôr
Ak predpoveď prekročí 32°C: zvážiť zrušenie. Preteky pri tejto teplote sú skutočne nebezpečné.
Dážďové protokoly
Slabý dážď: závod pokračuje. Pridať:
- Nekĺzavý znak pri zákrutách
- Extra uteráky na konci
- Prístrešok na konci (lekársky stan, pohostinnosť)
Silný dážď: bod rozhodnutia. Bezpečnostné aspekty:
- Viditeľnosť na cestách
- Zaplavené úseky
- Riziko hypotermie (najmä pri 4+ hodinových dokončovačoch)
Niektoré udalosti pokračujú v daždi ("rasový dážď alebo lesk"). Iní to odkladajú. Uverejnite svoju politiku vopred.
Protokoly búrky
Lightning je najjasnejšia aktivácia počasia. Ak predpoveď ukazuje blesk do 20km samozrejme počas pretekov okna:
- Oneskorenie začína o 30-60 minút, ak búrka prechádza
- Odložiť na nasledujúci deň, ak pretrváva
- Zrušiť a kredit pre budúce preteky, ak ani jedno nefunguje
Behanie v blesku nie je hrdinské. Nebuď organizátorom v správach.
Komunikačný protokol
Keď počasie spustí zmenu protokolu:
- Rozhodnúť o tom riaditeľ pretekov a vedúci lekár (nie výborom)
- E-mailom všetkým účastníkom s jasným predmetom: "RACE UPDATE
- Pošta na sociálnych médiách s rovnakou správou
- Aktualizovať stránku udalostí s aktuálnym stavom
- Upozorniť dobrovoľníkov + sponzorov + časový tím
- Pri odložení: nový dátum + pokyny jasne
Kritické: buďte rozhodní a dôslední. Polovičné správy spôsobujú zmätok.
Pravidlá vrátenia peňazí za zrušenie počasia
Typické možnosti:
Možnosť A: Žiadna náhrada. Platia sa účastnícke poplatky (tlačené tričká, zakúpené medaily, zaplatené povolenia). Niektoré rasy prísne presadzujú. Bežci, ktorí sa o to zaujímajú, by si mali kúpiť pretekové poistenie (nie zodpovednosť organizátora).
Možnosť B: 50% kredit na budúci rok. Mäkší, zachováva vzťah, vyhýba sa plným nákladom na vrátenie peňazí. Najbežnejší prístup.
Možnosť C: plná náhrada. Drahý pre organizátora, ale maximalizuje dôveru. Niektorí organizátori to používajú na veľké zrušenia (nie na menšie meškania).
Možnosť D: Prevod na inú udalosť. Ak organizujete viac podujatí ročne, ponúkajte bezplatný transfer na ďalšie nadchádzajúce preteky.
Publikovať svoju politiku na stránke akcie. Nevyjednávaj od prípadu k prípadu.
Poistenie (pre organizátorov)
Poistenie zrušenia udalosti zahŕňa:
- Príspevky účastníkom (až do limitu politiky)
- Nenávratné náklady (povolenia, vklady na mieste)
- Náklady na zmenu harmonogramu
Náklady: 2 - 5% rozpočtu na podujatia. Stálo to za podujatia s viac ako 500 účastníkmi alebo s výnosmi > 50k EUR.
Poistenie (pre účastníkov)
Race Registračné poistenie je produkt niektoré služby ponuka. Náklady 3-5 EUR pridané k registrácii. Zaplatí plnú registráciu v prípade, že bežec nemôže zúčastniť z poistených dôvodov (lekárske, počasie, atď.).
Ponúknite ho ako voliteľný doplnok. Bežci, ktorí chcú ochranu kúpiť; iní nie.
Logistika odloženia
Ak odložíte termín:
- Komunikovať s novým dátumom do 24 hodín
- Ponuka vrátenia peňazí pre tých, ktorí nemôžu urobiť nový dátum (ukázať flexibilitu)
- Potvrdenie miesta konania, povolenia, dobrovoľníci pre nový dátum
- Re-notifikovať načasovanie spoločnosti
- Aktualizovať registračné údaje (udržať rovnaké BIB, ak je to možné)
Poučenie z poveternostných udalostí
Po akejkoľvek udalosti, ktorá má vplyv na počasie, vykonajte post mortem:
- Rozhodli sme sa dosť rýchlo?
- Hovorili sme jasne?
- Fungovala politika vrátenia peňazí podľa očakávaní?
- Čo budeme nabudúce robiť inak?
Dokument a zdieľať so svojím tímom. Zlúčeniny inštitucionálnych poznatkov.
Časová podpora Monkey pre scenáre počasia
Time-Monkey umožňuje hromadnú komunikáciu pre všetkých registrovaných účastníkov s jedným kliknutím (email + SMS, ak je nakonfigurovaný). Pre refundačné/úverové operácie, Storno dokumentárny systém manipuluje s fiškálnym plnením automaticky